TIETOSUOJASELOSTE
Toimitilahakija- ja asiakasrekisteri
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679), artiklat 12-13
Laatimispäivä 6.8.2026
1. Rekisterinpitäjä
Haapajärven Yrityskiinteistöt Oy
Y-tunnus 0787290-1
Kustaa Vaasan katu 2-4, 2. krs, 85800 Haapajärvi
2. Yhteyshenkilöt tietosuoja-asioissa
Rekisterin yhteyshenkilö: Taina Ruhala, puh. 044 445 6130
Tietosuoja-asioista vastaava henkilö: Laura Hurme, puh. 044 445 6131
Sähköposti: taina.ruhala@haapajarvi.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään yrityksille tarjottavien toimitilojen ja muiden yrityskiinteistöjen vuokraamista sekä asiakassuhteen hoitamista varten.
- toimitilahakemusten käsittely ja yhteydenpito hakijaan
- sopivan toimitilan tarjoaminen ja vuokrasopimuksen valmistelu
- vuokrasopimuksen ja asiakkuuden hoitaminen
- laskutus, maksujen seuranta ja mahdollinen perintä
- kiinteistöjen ylläpitoon, huoltoon ja vikailmoituksiin liittyvä asiointi
- lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen
4. Käsittelyn oikeusperuste
Tietojen käsittely perustuu hakijan pyynnöstä tehtäviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, vuokrasopimuksen täytäntöönpanoon, rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin sekä tarvittaessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun asiakkuuden ja kiinteistöjen hallinnoinnissa.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Hakemuksessa ja asiakkuuden aikana voidaan käsitellä vain asian hoitamiseksi tarpeellisia tietoja, kuten:
- yrityksen nimi, Y-tunnus ja toimiala
- yrityksen yhteyshenkilön nimi, asema ja yhteystiedot
- haettavaa toimitilaa, tilantarvetta ja käyttötarkoitusta koskevat tiedot
- toivottu vuokrauksen alkamisajankohta ja muut hakemuksessa annetut lisätiedot
- vuokrasopimus-, laskutus- ja maksutiedot
- vikailmoitukset, palautteet, reklamaatiot ja muu asiakkuuteen liittyvä viestintä
Yhtiö ei lähtökohtaisesti kerää hakemuksella henkilötunnuksia, terveystietoja tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.
6. Tietojen lähteet
Tiedot saadaan pääasiassa hakijalta tai asiakkaalta itseltään sähköisen tai kirjallisen hakemuksen, sähköpostin, puhelimen tai muun yhteydenpidon kautta. Yrityksen perustietoja voidaan tarvittaessa tarkistaa julkisista yritys- ja viranomaisrekistereistä.
7. Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja käsittelevät vain ne Haapajärven Yrityskiinteistöt Oy:n työntekijät ja palveluntuottajat, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseen. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi:
kiinteistöjen huolto- ja ylläpitopalveluiden tuottajille siltä osin kuin se on asian hoitamiseksi tarpeen
laskutus-, kirjanpito-, perintä- ja tietojärjestelmäpalveluiden tuottajille
viranomaisille lain niin edellyttäessä
Palveluntuottajat käsittelevät tietoja Haapajärven Yrityskiinteistöt Oy:n toimeksiannosta ja ohjeiden mukaisesti.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos käytettävä palveluntarjoaja käsittelee tietoja näiden alueiden ulkopuolella, siirrosta huolehditaan tietosuojalainsäädännön edellyttämillä suojatoimilla.
9. Tietojen säilyttäminen
Hakemuksia säilytetään vain niin kauan kuin se on hakemuksen käsittelyn ja mahdollisen myöhemmän yhteydenoton kannalta tarpeellista, pääsääntöisesti enintään kaksi vuotta. Asiakkuuteen ja vuokrasopimukseen liittyviä tietoja säilytetään sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen kirjanpito-, vastuu- ja vanhentumisaikojen edellyttämän ajan.
10. Tietojen suojaaminen
Sähköiset tiedot suojataan käyttäjätunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Tietoihin pääsevät vain henkilöt, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Mahdolliset paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa omat tietonsa
pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista silloin, kun siihen on lain mukaiset perusteet
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, kun lain edellytykset täyttyvät
Oikeuksia koskeva pyyntö toimitetaan kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen tai rekisterinpitäjän postiosoitteeseen. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa.
12. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
13. Henkilötietojen antamisen tarpeellisuus ja automaattinen päätöksenteko
Hakemuksen käsitteleminen ja vuokrasopimuksen tekeminen edellyttävät hakemuksessa pyydettyjen tarpeellisten tietojen antamista. Ilman niitä hakemusta ei välttämättä voida käsitellä tai sopimusta tehdä.
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.